«Нестандартная» валюта командировки

В данной консультации рассмотрен порядок учета расходов на командировки в страны, к валюте которых Национальный банк Украины не устанавливает официального обменного курса гривни.

Ситуация

Работник предприятия находился в командировке в Сербии. По возвращении в Украину он составил авансовый отчет о расходах в командировке в валюте Сербии — сербских динарах (RSD). Как отразить понесенные расходы в бухгалтерском и налоговом учете, если в классификаторе официальных валют Национального банка Украины нет сербских динаров?

В вопросе читатель не указал, был ли выдан аванс на командировку и в какой валюте. Поэтому, попутно припомнив несколько известных истин, рассмотрим вариант, когда аванс на командировку не был выдан.

Общие правила

В первую очередь отметим, что выдача аванса на командировку за границу в гривнях действующим законодательством не предусмотрена. И даже если такой аванс все же выдан в гривнях, то это не означает, что работник имеет право приобрести в обменном пункте соответствующую иностранную (или свободно конвертируемую) валюту и отчитаться таким образом и о расходовании гривен, и о расходовании иностранной валюты.

Размер суточных при командировках за границу определяется в гривнях (280,00 грн. — если стоимость проживания не включает расходов на питание). Хотя расчет суммы суточных в иностранной валюте перед выдачей аванса производится по официальному курсу.

В случае если для окончательного расчета суточных необходимо выплатить дополнительные денежные средства или если аванс на командировку не был получен по уважительным причинам, то выплата денежных средств работнику осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности. Эта же сумма подлежит включению в валовые расходы в налоговом учете и в расходы в бухгалтерском учете (статья перерасходов является монетарной).

Сумма расходов в командировке, выраженных в иностранной валюте, в бухгалтерском учете включается в состав расходов по официальному курсу на дату выдачи аванса (статья расходов является немонетарной).

Если валюты разные

При отражении расходов в случае, если валюта выданного аванса не соответствует валюте страны командировки, следует руководствоваться абзацем вторым пункта 1.17 раздела ІІ Инструкции о командировках — применять кросс-курс. Пример расчета и применения кросс-курса приведен в пункте 7.2 Инструкции о порядке организации и осуществления валютно-обменных операций на территории Украины, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 12.12.2002 г. № 502.

ПРИМЕР 1

Все официальные и обменные курсы валют условны, цифры округлены для простоты расчетов. Работник направлен в командировку в Польшу сроком на 1 день. Официальной валютой Польши является польский злотый. Работнику выдан аванс на командировку в сумме 200 долларов США. Подтверждающие документы об оплате стоимости проживания работник предоставил на сумму 165 польских злотых. Кроме того, им предоставлена квитанция о том, что 200 долларов США он обменял на 330 злотых. Официальный курс гривни к доллару США на дату выдачи — 5,00, на дату отчетности — 5,11.

Понесенные расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно отразить следующим образом:

В данном случае израсходованные работником злотые были переведены в доллары США по курсу обмена, а именно 200 долларов США были обменяны на 330 злотых. Соответственно, если работник израсходовал 165 злотых, то это равноценно расходованию 100 долларов США.

Если бы работник не предоставил подтверждения об обмене долларов США на польские злотые, то расходы по командировке надо было бы отразить с применением кросс-курса следующим образом.

ПРИМЕР 2

Принимаем условия примера 1 с учетом того, что курс обмена валют не подтвержден.

1. Рассчитываем кросс-курс. Базовой валютой будет гривня.

Официальный курс гривни к доллару США — 5,0.

Официальный курс гривни к польскому злотому — 2,5.

Соответственно кросс-курс польский злотый/доллар США — 0,5 (за эквивалент одного злотого можно купить 0,5 доллара США).

2. Переводим расходы в злотых на расходы в долларах США: 165 х 0,5 = 83 дол. США

Понесенные расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно отразить следующим образом:

Теперь перейдем к рассмотрению вопроса по существу.

Если валюта «нестандартная»

Несколько более сложной является процедура возмещения командировочных расходов (кроме суточных, подтвержденных платежными документами в иностранной валюте), если Национальным банком Украины не установлен официальный курс такой валюты, например, как в вышеприведенном вопросе нашего читателя — в сербских динарах.

В такой ситуации на помощь предприятию придут интернет-ресурсы. Так, например, на официальной интернет-страничке Народного банка Сербии http://www.nbs.yu — аналога нашего Национального банка Украины — размещена информация об официальном курсе сербского динара к свободно конвертируемым валютам (доллары США или евро). Таким образом, мы получим все необходимые курсы валют для расчета командировочных расходов.

ПРИМЕР 3

По состоянию на 23.04.2008 г. официальный курс сербского динара к доллару США составлял 50,3648 динаров за 1 доллар США.

Работник предоставил документы о понесенных в командировке расходах на сумму 1000 динаров. По официальному курсу Народного банка Сербии это равноценно расходованию им 19,85 долларов США (1000 : 50,3648).

Однако для отражения расходов в учете не следует спешить и умножать 19,85 на официальный курс гривни к доллару США. Сначала следует определить кросс-курс гривни к сербскому динару, где базовой валютой будет доллар США: 5,05 : 50,3648 = 0,10026.

Соответственно сумму расходов в гривнях рекомендуем отразить в учете следующим образом:

В данном случае, применив кросс-курс валюты, мы получили довольно неожиданный результат. Если применить официальный курс, то результат будет следующим:

19,85 х 5,05 = 100,24 грн. Это свидетельствует о том, что мы на правильном пути.

Выводы

Вышеописанный метод могут использовать все предприятия. Однако отнести к валовым расходам рассчитанные таким образом командировочные расходы отважатся лишь «смелые» налогоплательщики, которые готовы отстаивать свою позицию, руководствуясь принципом: все, что не запрещено нормативными актами, допустимо в налоговом учете. Почему мы делаем такое предостережение?

Обратите внимание на содержание пункта 1.7 Инструкции о командировках, который предоставляет право применять кросс-курсы, если аванс был выдан в иностранной валюте, отличной от валюты страны командировки. В данном же случае аванс не был выдан ни в одной валюте. А порядок действий в таких ситуациях Инструкция не определяет.

Следует также напомнить, что при осуществлении проверки налоговые ревизоры-инспекторы имеют право требовать наличия перевода на украинский язык (за счет предприятия) всех расходных документов, касающихся заграничных командировок. Поэтому если вы заблаговременно позаботитесь о переводе всех этих документов на украинский язык, то произведете на проверяющих впечатление бухгалтера, отлично знающего все нормативные документы, касающиеся заграничных командировок, а интернет-страничка Народного банка Сербии будет выглядеть так же убедительно, как и интернет-страничка Национального банка Украины с курсами валют за соответствующий день.

Новости
Регистрация
профессия бухгалтер
Помощ
Статьи
Пример
Форум
Консультации главбуха
Архив статей
Интереснии факты
Главбух.com - на главную