 Управление бухгалтерией : Как избежать авралов?
Что такое жизнь современного главбуха? Десятки задач, гигабайты информации, сотни  документов, которые приходится ежедневно обрабатывать,
принимать по ним решения, согласовывать фактические договоры и документы с правилами бухгалтерского и налогового учета, определять основания и
корреспонденцию счетов для отражения нестандартных операций. А еще надо организовывать работу бухгалтерской службы, повышать профессиональный уровень
подчиненных, решать проблемы с другими отделами и руководством. Иногда понимаешь, что ты был очень занят, работал на износ и заставлял так же работать своих коллег, страшно устал, а желаемый результат — четко поставленная работа бухгалтерии — все так же далек. Как не утонуть в этом море дел? Секрет в правильном
планировании личного времени и организации работы бухгалтерской службы.
Управление бухгалтерией - «Бюджетирование» времени бухгалтера
Возможно ли применение классических технологий тайм-менеджмента в работе бухгалтерии? Рассмотрим в данной статье и ее продолжении (в следующем номере
еженедельника) методики ведущего эксперта по управлению временем профессора Глеба Архангельского применительно к работе бухгалтерии.
Представим, что есть банк, который каждое утро выдает вам чек на большую сумму, скажем, на миллион, и вы можете всю ее потратить за этот день. Если вам не
удастся потратить всю сумму, чек аннулируется и она «сгорает». Вернуть ее нельзя. Таковы правила. На следующий день вы снова получаете чек.
И опять не потраченная вами сумма пропадает. Но вот однажды чеки перестают выдаваться. И тогда вам остается только то, что вы успели использовать. Это
остается с вами навсегда. Вам кажется, такое невозможно? А ведь на самом деле мы каждый день имеем дело с таким чеком. Этот чек — наше время. Каждая его
минута драгоценна. Каждый день мы получаем лимит — 24 бесценных часа. И если мы тратим время не зря, то можем с уверенностью сказать: «Мои года — мое
богатство». Если же вы каждый день расходуете половину драгоценного времени на мелкие дела и ненужные разговоры — вы теряете драгоценный ресурс, который
дороже любых денег, поскольку он невосполним!
Раз мы можем считать наше время ресурсом, который дороже денег, то этот ресурс, безусловно, можно бюджетировать! И выдавать каждому столько, насколько его
вопрос важен для конечной цели. А конечная цель — выполнение основных задач, стоящих перед бухгалтерией, в срок и без ошибок. А все, что для целей
бухгалтерии не важно, ни вы, ни ваши подчиненные делать вообще не должны!
Управление бухгалтерией - Простой способ повысить эффективность бухгалтерии вдвое
Задача главбуха — выстроить работу таким образом, чтобы запросы других отделов и личные вопросы сотрудников поступали в строго оговоренное время и в
единообразной форме. Например, основной документ, к которому прилагаются справки, копии, чеки. Правила представления документов можно вывесить на стенде
перед бухгалтерией (как образцы заполнения и списки необходимых документов в паспортном столе) или разместить на корпоративном сайте.
Установление часов приема сотрудников, графика сверок и обмена документами с другими отделами и организациями, времени визита к руководству со счетами,
платежками и отчетностью позволит бухгалтерам большую часть времени работать, сосредоточившись на основных задачах. Это также поможет дисциплинировать
персонал других отделов: они будут стараться подготовить свои вопросы заранее и не будут «дергать» бухгалтерию каждые 15 минут.
Как установить приемные часы? Определите время, когда сотрудники компании чаще всего приходят в бухгалтерию с вопросами, — и сделайте эти часы приемными.
Например, с 12-00 до 13-00. Поместите соответствующую табличку или объявление на двери бухгалтерии, разместите эту информацию на корпоративном сайте и
доведите до сведения начальников других отделов письмом, а еще лучше — приказом по организации.
Почему так важно не допускать отвлечения внимания хоть на несколько минут? Ведь, казалось бы, что страшного в том, что нужно одному сотруднику выдать справку
о заработке — всего пять минут! Потом другого нужно всего за пять минут проконсультировать по поводу его будущей пенсии. Но дело в том, что, когда человек
отвлекается на 10 минут, он теряет намного больше времени, чем эти 10 минут. Трудовой процесс делится на три этапа:
1. Вхождение в процесс.
2. Пик эффективности деятельности.
3. Снижение эффективности деятельности.
Управление бухгалтерией Вторая часть статьи
|
Форум